Organización y Gestión Documental

El Archivo General de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República propenden porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que contribuyan a la racionalización del uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.

De igual forma el AGN y la Contraloría velarán por el cumplimiento de las normas archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada organización, conservación, uso y acceso de la información. Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación, así como las demás normas aplicables a la entidad.

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Resolución 985 de 2014- «Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado»

Documentos reunidos por la Entidad o Empresa en el transcurso de su vida, sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Para identificar el fondo acumulado, se debe tomar en cuenta la fecha de la ultima reestructuración, con el fin de tomar esta fecha como limite entre las T.R.D. Y T.V.D. Es decir desde la ultima reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas T.R.D que se aplicaran en ese mismo periodo puesto que la documentación producida por la Entidad o Empresa reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la ultima etapa de vida institucional.

Igualmente, la documentación generada durante el periodo comprendido entre la creación de la Entidad o Empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de “Fondos Acumulados”

La digitalización es el proceso de convertir información analógica en formato digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, microformas, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.

El objetivo de la digitalización es mejorar el accesos a los materiales. A tal fin, muchos de los materiales digitalizados pueden ser buscados  a través de bases de datos en internet.

Para que los materiales puedan ser digitalizados existen varias maneras de capturarlos: por medio de escaner, fotografía digital, grabación digital, etc. Una amplia variedad está disponible para ayudar en este proceso.

Resulta evidente que la primera razón, responde a la necesidad de realizar copias de los fondos que se conservan en un archivo. Las fotocopias en papel y en microfilm han dado paso al formato digital que presenta ventajas lo suficientemente significativas como para que tanto Empresas como Entidades hayan depositado en el entorno digital todas sus expectativas.

Como primera de las ventajas de este formato se puede señalar una mayor rapidez en la recuperación de la copia digital deseada, manejando si se define metadatos que se asocien a dicha imagen, además sistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mediante los que se pueden extraer caracteres de la imagen digital y, sobre ellos, realizar búsquedas a texto completo.

¿QUIERES TENER ATENCIÓN E INFORMACIÓN ESPECIALIZADA?